Contracten die werken: De sleutel tot kostenbesparing, klanttevredenheid en kwaliteit
In gesprek met collega Natasja Roelofs, Adviseur Contractmanagement @Provadi Consultancy
Natasja Roelofs is sinds twee jaar werkzaam als adviseur contractmanagement bij Provadi Consultancy. Als moeder van twee kinderen en met vijfentwintig jaar ervaring achter haar naam, brengt ze een schat aan kennis mee. Na haar tijd als bouwkundig projectleider beheer en onderhoud heeft zij 4 jaar geleden ‘de move gemaakt’ naar contractmanagement. “Het is een voorrecht om samen met collega’s van contractmanagement & advies onze producten en diensten in te zetten voor o.a. woningbouwcorporaties hier in de regio. Onze persoonlijke en integrale projectaanpak gedreven vanuit vakkennis resulteert altijd in toegevoegde waarde en maakt ons echt onderscheidend.”
De strijd om kwaliteit, kosten, klanttevredenheid en duurzaamheid
De sector beheer en onderhoud is dynamisch en vereist een zorgvuldige balans tussen kostenbeheersing, wet- en regelgeving, en het leveren van hoge kwaliteit. Het inkopen van onderhoudscontracten, zoals voor brandveiligheid, automatische deuren en inbraak- en brandmeldsystemen, vraagt om duidelijke afspraken met opdrachtnemers. Wat deze sector bijzonder uitdagend maakt, is het continu streven naar verbetering. Contracten moeten niet alleen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook flexibel en toekomstbestendig zijn, met oog voor duurzaamheid en kostenbesparing. In een tijd van schaarste op de arbeidsmarkt en toenemende eisen aan woningen, is het essentieel om slimme, duurzame oplossingen te vinden die tegelijkertijd de kosten drukken en de kwaliteit waarborgen.
De nieuwe realiteit van duurzaam beheer en innovatieve samenwerkingen
In de sector beheer en onderhoud staan we op een kantelpunt. Waar we vroeger vooral bezig waren met het in stand houden van bestaande structuren, verschuift de focus nu steeds meer naar het minimaliseren van Total Cost of Ownership, TCO. Dit betekent dat niet alleen het initiële bouwproces belangrijk is, maar dat er al in de ontwerpfase wordt nagedacht over hoe lang bepaalde installaties meegaan en hoe onderhoudskosten verlaagd kunnen worden. Het is een verschuiving die vraagt om meer samenwerking tussen ontwerpers, aannemers en beheerders. Want, zo blijkt: een goedkoper ontwerp kan op lange termijn leiden tot veel hogere onderhoudskosten.
Daarnaast wordt er steeds meer aandacht besteed aan langdurige samenwerkingsovereenkomsten tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Het traditionele model van aanbestedingen en eenmalige contracten maakt plaats voor meer holistische benaderingen, zoals Design & Built, waarbij de opdrachtnemer niet alleen verantwoordelijk is voor de bouw, maar ook voor het beheer op de lange termijn. Dit biedt voordelen, maar vereist een cultuur van vertrouwen, samenwerking en wederzijds begrip. Wanneer dit goed wordt uitgevoerd, kan het leiden tot efficiëntere kostenbesparingen en innovatieve oplossingen. Maar het heeft ook zijn uitdagingen: hoe ga je om met conflicten wanneer de verwachtingen niet overeenkomen?
Deze thema’s zijn niet alleen relevant voor woningcorporaties maar ook voor de gemeenten. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt en de voortdurende druk op duurzaamheid, is het tijd voor een andere manier van denken. Alleen door echt samen te werken en in de keten te integreren, kunnen we bouwen aan een toekomst waarin kostenbeheersing, duurzaamheid en kwaliteit samenvloeien.
De laatste jaren zien we een belangrijke verschuiving naar regievoering, geregisseerd opdrachtgeverschap, waarbij het de uitdaging is om met opdrachtnemers contractuele en prestatieafspraken te maken aan de hand van de doelstellingen en ambities van de Opdrachtgever. Bepaalde verantwoordelijkheden komen daarmee bij de opdrachtnemer te liggen ondanks dat de opdrachtgever moet voorzien in haar wettelijke verplichtingen naar haar vastgoed, huurders of gebruikers.
Het inrichten van een goede overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is daarmee een complex proces. De opdrachtgever blijft immers de eigenaar van assets. Contractmanagement en inkoopmanagement raakt alle facetten binnen een organisatie. Inkoopbeleid, functieprofilering, mandatering, informatiemanagement, procesmanagement, stakeholdermanagement, organisatie doelen vertalen naar KPI’s, wet, – en regelgeving borgen, marktanalyse, spend-analyse, benchmarking, facturatie, inkoopvoorwaarden, enz. “Dit alles maakt het vak zo divers en interessant”, aldus Natasja.
Van kennis naar kracht: Contractmanagement met impact!
Kennis en ervaring binnen ons team contractmanagement zijn nooit een gegeven – we zorgen ervoor dat ze continu groeien en zich vernieuwen. Dat is geen vanzelfsprekendheid, maar een bewuste keuze. Onze kernwaarde “multidisciplinaire zelfontplooiing” betekent dat kennisontwikkeling als een sneeuwbal door onze organisatie rolt, met directe voordelen voor onze opdrachtgevers. Dat bewijst ook een recent adviesproject, waarin we het onderhoud van 450 BMI-installaties succesvol aanbesteed hebben. Wat begon als een contractmanagementvraagstuk, is uitgegroeid tot een impactvol project waarbij een Provadi-projectmanager nu de implementatie, procesbegeleiding en directievoering verzorgt.
Hier komen onze expertise in contract, – en projectmanagement en brandveiligheid samen in een krachtig resultaat. Dit is geen toeval, maar een aanpak die we keer op keer laten slagen. De impact? Die wordt niet alleen zichtbaar in de projecten zelf, maar ook in de evaluaties. Dát is wat ons drijft!
Vertrouwen en samenwerking als sleutel
Natasja Roelofs ziet de toekomst van contractmanagement in een nauwere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. ”Ik hoop vooral dat mijn werk bijdraagt aan een efficiënt en gestroomlijnd proces rondom beheer en onderhoud van de vastgoedportefeuille”, zegt Natasja. Voor de sector verwacht ze een verschuiving van transactioneel samenwerken naar resultaatgericht samenwerken. ”Het draait niet meer om het laagste bod, maar om een partnership dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer verder helpen. Door goede afspraken en samenwerken kunnen we onderhoud efficiënter organiseren en daarmee de kosten beter beheersen”, aldus Natasja. De toekomst, die ligt in langdurige relaties.
